ЭПД с 1 сентября 2026 года: как подготовить 1С
С 1 сентября 2026 года в России часть перевозочных документов должна оформляться электронно в предусмотренных законом случаях. Проверьте готовность 1С, оператора ЭПД, КЭП, МЧД и контрагентов.
Важно для компаний Узбекистана: требования актуальны при работе в российском правовом контуре. Официальный раздел ФНС России
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Федеральный закон России от 07.06.2025 № 140-ФЗ переводит ряд перевозочных документов в обязательный электронный формат с 1 сентября 2026 года. По разъяснению ФНС России, новый порядок затрагивает участников транспортной цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.
Электронный документ формируется в утвержденном формате, подписывается установленной электронной подписью и передается через аккредитованного оператора информационной системы ЭПД в ГИС ЭПД. Обычный PDF, скан или файл, отправленный по электронной почте, не заменяет такой обмен.
Для отдельных случаев могут действовать предусмотренные законом исключения и специальные правила. Перед изменением процесса следует проверить актуальные нормативные акты и применимость требований к конкретной перевозке.
Кого касается обязательный переход на ЭПД
Проверить применимость должны организации и предприниматели, которые создают, подписывают или получают документы, переведенные российским законодательством в обязательный электронный формат.
Грузоотправители
Передают сведения о грузе и участвуют в оформлении транспортной накладной.
Перевозчики
Организуют перевозку, назначают транспорт и водителя, подписывают предусмотренные титулы.
Грузополучатели
Подтверждают приемку и вносят сведения о результате доставки.
Экспедиторы
Оформляют документы в рамках транспортно-экспедиционной деятельности.
Сотрудники и представители
Логисты, водители, диспетчеры, бухгалтерия и другие лица действуют в пределах назначенных полномочий.
Для узбекской компании. Ключевой вопрос — не место нахождения сайта или офиса, а роль конкретного юридического лица и правовой контур перевозки. Применимость нужно проверять по договорам, маршруту и участникам, при необходимости с профильным юристом или оператором ЭПД.
Какие документы нужно перевести в электронный формат
ФНС перечисляет следующие группы документов, переходящие в обязательный электронный документооборот с 1 сентября 2026 года:
- транспортные накладные;
- заказы или заявки на перевозку;
- поручения экспедитору;
- экспедиторские и складские расписки;
- транспортные железнодорожные накладные;
- грузовые накладные при авиаперевозках.
Этот перечень шире возможностей одного программного сервиса. 1С-ЭПД на официальной странице отдельно описывает поддерживаемые форматы для автомобильного транспорта: ЭТрН, заказ или заявку, ЭПЛ, сопроводительную ведомость, заказ-наряд и договор фрахтования. Поэтому сначала определяют вид документа и роль компании, затем подбирают технический сценарий.
Что нужно проверить в 1С заранее
Конфигурацию и релиз
Убедитесь, что используемая программа поддерживает нужный вид ЭПД или допускает согласованную интеграцию.
1С-ЭДО и оператора
Проверьте подключение к оператору, аккредитованному для работы с ГИС ЭПД, и маршрутизацию обмена.
Карточки организаций и контрагентов
Реквизиты должны быть полными и единообразными, без дублей.
Транспорт, водителей и адреса
Справочники должны содержать данные, необходимые для документов и рабочих сценариев.
КЭП и МЧД
Определите, кто подписывает каждый титул, каким сертификатом и на каком основании.
Права пользователей
Ограничьте доступ по ролям и назначьте администратора процесса.
Мобильную работу
Подготовьте устройства, учетные записи и интернет-доступ для водителей и других мобильных участников.
Интеграции
Проверьте, откуда поступают заказ, маршрут, данные о грузе и транспортном средстве, и как обрабатываются ошибки.
Архив и контроль статусов
Определите, где сотрудники ищут документы, кто отслеживает неподписанные титулы и как разбираются расхождения.
Чек-лист подготовки компании
Определите периметр
Составьте список юридических лиц, маршрутов, видов перевозок и документов, к которым может применяться новый порядок.
Назначьте владельца проекта
Один ответственный координирует логистику, бухгалтерию, ИТ, юристов, водителей и контрагентов.
Выберите оператора и технический контур
Проверьте аккредитацию, совместимость с 1С и обмен с операторами партнеров.
Проведите аудит подписей
Получите КЭП, оформите МЧД и создайте понятную матрицу полномочий.
Обновите 1С
Установите поддерживаемый релиз сначала в тестовой среде и проверьте влияние доработок.
Очистите справочники
Исправьте реквизиты организаций, контрагентов, транспорта, водителей и адресов.
Проведите пилот
Выберите типовой маршрут и готового контрагента, проведите документ по всей цепочке и протестируйте корректировки.
Обучите участников
Разделите инструкции по ролям и отработайте действия при ошибке, отсутствии связи или изменении данных.
Подключайте контрагентов волнами
Начните с ключевых партнеров, затем расширяйте охват и контролируйте проблемные статусы.
Подготовьте поддержку
Определите канал обращений, ответственных и порядок эскалации после запуска.
ФНС отмечает, что переход с подключением контрагентов и тестированием процессов на практике может занимать от двух до шести месяцев. Официальный чек-лист ФНС рекомендует начинать заранее. Если срок уже наступил, приоритетом становятся юридическая проверка применимости, минимально рабочий контур и поэтапное подключение партнеров.
Как проходит внедрение 1С-ЭПД
Технический проект начинается после определения правового и процессного периметра. Затем проверяются конфигурация 1С, 1С-ЭДО, оператор, подписи, МЧД и участники. На тестовой базе настраиваются документы и роли, после чего проводится сквозной обмен с выбранным контрагентом.
Коммерческая услуга, состав работ и требования к исходным данным подробно описаны на странице внедрения 1С-ЭПД.
Результат аудита
Понятно, какие документы и юридические лица входят в проект.
Результат настройки
Пользователи, роли, подписи и маршруты обмена работают в тестовом контуре.
Результат пилота
Документ проходит всю цепочку, а команда умеет обрабатывать типовые исключения.
Результат запуска
Ключевые контрагенты подключены, статусы контролируются, обращения передаются по согласованному регламенту.
Частые ошибки при переходе
Считать ЭПД обычным PDF
Юридически значимый документ должен иметь установленный формат, подписи и маршрут через оператора.
Оставить проект только ИТ-отделу
Без логистики, бухгалтерии, юристов и владельца процесса техническая настройка не решает организационные вопросы.
Не проверить применимость
Международной компании важно определить нужное юридическое лицо и правовой контур, а не распространять российское требование на всю группу.
Обновить рабочую базу без теста
Доработки и интеграции могут конфликтовать с новым релизом; сначала нужен резервный план и проверка в тестовой среде.
Забыть о контрагентах
Документ не пройдет цепочку, если партнер не готов, использует другой маршрут или не назначил ответственных.
Не оформить полномочия
Наличие сертификата еще не означает, что сотрудник вправе подписывать конкретный титул.
Протестировать только идеальный сценарий
Нужно проверить корректировки, замену водителя или транспорта, отказ, расхождения и временное отсутствие связи.
Как Transport Telematics помогает подготовиться
Мы рассматриваем ЭПД как сквозной процесс между 1С, участниками перевозки и внешними системами. Это особенно важно для компаний с автопарком, международными маршрутами и несколькими подразделениями.
- проводим аудит текущей схемы и конфигурации 1С;
- помогаем сформировать технический периметр после проверки применимости требований;
- настраиваем 1С-ЭПД, роли, доступы, подписи и тестовый обмен;
- готовим сценарии и инструкции для разных групп пользователей;
- сопровождаем пилот и поэтапное подключение контрагентов;
- оцениваем интеграции с логистическими и транспортными системами.
FAQ
С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная обязательна?
В России транспортная накладная и заказ или заявка на перевозку должны оформляться в электронном виде в предусмотренных законом случаях. Необходимо учитывать официальные исключения и особенности конкретной перевозки.
Касается ли переход всех компаний Узбекистана?
Нет. Это изменение российского законодательства. Для компании из Узбекистана применимость зависит от роли юридического лица, договоров, маршрута и того, в каком правовом контуре оформляются документы.
Какие документы переводятся в электронный формат?
ФНС перечисляет транспортные накладные, заказы или заявки, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, железнодорожные транспортные накладные и грузовые авианакладные.
Достаточно ли подключить 1С-ЭДО?
Нет. Нужно проверить поддержку конкретного ЭПД в конфигурации, выбрать аккредитованного оператора, настроить роли, КЭП и МЧД, подключить контрагентов и провести тестовый обмен.
Нужно ли оформлять МЧД?
Для сотрудников, которые подписывают документы от имени организации, необходимость и содержание МЧД определяются их полномочиями и действующими правилами. Матрицу подписания следует подготовить до пилота.
Когда начинать подготовку?
ФНС указывает, что переход вместе с подключением контрагентов и тестированием может занимать от двух до шести месяцев. Начинать следует как можно раньше; после наступления срока нужен приоритетный план запуска и снижения рисков.
Можно ли продолжать использовать бумажные документы?
Только если конкретный случай подпадает под предусмотренное законом исключение или документ не относится к обязательному перечню. Это нужно проверять по актуальным официальным разъяснениям.
Проверьте готовность до запуска
Опишите текущую конфигурацию, количество пользователей, процессы и системы, с которыми нужен обмен. Мы уточним задачу и предложим следующий шаг проекта.
Рассчитать стоимость внедрения и настройки 1с
